4 astuces pour optimiser votre productivité au quotidien

Indépendants : 4 astuces pour optimiser votre productivité au quotidien.

Ecrit le lundi 15 juin 2020 par Diane Fastrez.

Indépendant, freelance, autoentrepreneur, salarié en portage… Plein de noms très pimpants pour un mode de vie haut en couleurs. Quel que soit votre statut, vous incarnez un rôle multi casquettes, fait de projets variés, de rencontres multiples, de challenges quotidiens. Alors, dans tout ça, comment optimiser votre temps ? Devenir un(e) virtuose de l’agenda aux petits oignons ? Un(e) expert(e) de l’Inbox Zéro ? Bref, comment mieux gérer votre semaine pour faire plus avec le même temps ? Ou faire autant avec plus de temps libre ? On vous partage nos 4 astuces préférées.

#1 – Bye bye notif’ & interruptions

Les rumeurs disent qu’il faudrait environ 25 minutes pour se reconcentrer après avoir été interrompu. C’est pas mal. Surtout que les notifications et autres occasions de se déconcentrer ne manquent pas. En openspace, 43 % des salariés français seraient interrompus au moins toutes les 10 minutes (sur une journée ça commence à faire beaucoup). À la maison, malgré les apparences, le topo est pas loin d’être le même. Livreur, téléphone, notifications et autres petites choses à gérer peuvent vite arriver (et s’accumuler). Alors, comment les éviter sans pour autant se transformer en ermite 2.0 ?

Comment ne pas angoisser (et avoir de l’urticaire
devant ces écrans remplis de points rouges ?

La méthode d’épuration

La méthode la plus simple ? Celle dite “du vieux de la vieille”. Il s’agit tout simplement d’enlever dans les paramètres de vos différentes applications les notifications non primordiales. Un popup sur votre bureau à chaque nouveau mail ? Pas forcément nécessaire si vous regardez chaque jour votre boîte de réception. Une notification Twitter ou Linkedin ? Même principe. Vous travaillez essentiellement sur desktop ? Enlevez les notifications sur votre téléphone (rien de sert de les avoir en double). Voilà quelques idées, pour la suite, libre à vous de sélectionner ce qui vous semble essentiel.

La méthode manuelle

Vous n’avez pas le courage d’organiser une session de clean de vos notifications ? Bonne nouvelle. Il existe une astuce imparable (mais encore trop peu utilisée). Que ce soit sur mac ou sur pc, sur iphone ou sur Android, vous pouvez désactiver à tout moment et en quelques clics les notifications (et bien entendu revenir ensuite à la normale quand vous le souhaitez).

Les solutions logicielles

Il existe également de nombreux logiciels qui proposent de vous aider. Leur concept ? Ils complexifient, limitent et parfois bloquent l’accès aux sites qui nous font perdre du temps. En gros : vous définissez ceux que vous considérez comme “distractifs” (réseaux sociaux, mails, etc…) et choisissez une période pendant laquelle il vous en bloque l’accès. Une fois enclenché, en fonction de la tolérance de l’appli choisie, vous n’aurez (presque) aucun moyen d’y aller pendant le temps défini. Certains outils sont plus radicaux, d’autres laissent quelques passe droits. Ces logiciels, il y en a des gratuits ou presque (Freedom, Cold Turkey, Self Control), des payants (HeyFocus, FocusMate), des simples ou avec de nombreuses fonctionnalités. Envie de tester avant de vous engager ? La plupart proposent des versions gratuites avec les fonctionnalités de bases ou périodes de test. Dans le lot, il y a forcément votre bonheur. De notre côté, on est fans de Forest et Motion.

#2 – La méthode “Inbox Zéro”

En moyenne un employé reçoit 88 mails par jour. Les cadres estiment quant à eux passer plus de 5,6 heures par jour en moyenne à consulter leur messagerie. En tant qu’entrepreneur, il y a peu de chiffres sur le sujet mais tout laisse à penser que le volume est tout aussi conséquent. Alors comment ne pas se laisser dépasser ? Comment bien classifier tout ça ? Bien organiser sa boîte mail d’une main de maître ? On vous dit tout (ou presque).

Impossible de passer à côté de cette fameuse technique de l’Inbox Zéro. Et malgré les apparences, il ne s’agit pas de ne plus avoir de mails dans votre boîte de réception. Au contraire, l’idée est d’optimiser votre boîte de réception, de l’organiser, de classer vos mails, d’utiliser cet espace comme d’un outil de gestion. Globalement elle se résume en 5 points : 

  • Penser votre boîte mail différemment : Ne laissez jamais un mail traîner. Classez-le directement selon 3 options : 1/ Pas d’action immédiate nécessaire (archiver dans un dossier dédié) – 2/ Peut être répondu en quelques secondes (faîtes-le tout de suite) – 3/ Nécessite plus de réflexion (reprogrammez-le pour une heure où vous aurez plus de temps)
  • Soyez synthétique : Il existe une tendance qui dit qu’il est possible d’écrire chaque email en 5 phrases maximum. Certains s’y engagent même en signature. Testez 😉
  • Automatisez vos contenus : Faire une intro, présenter votre profil, envoyer un devis ou une facture, … Nous écrivons la plupart du temps les mêmes messages. Automatisez-les de façon à ne pas avoir à écrire 15 fois la même chose.
  • Filtrez vos mails : En moyenne, seul 10% des mails concernent des sujets vraiment clés. La raison ? Newsletters et démarchage essentiellement. Faîtes un petit épurage. Dans les prochains jours, désinscrivez-vous (enfin) de ces newsletters que vous n’avez plus lu depuis des années.
  • Oubliez les dossiers (et sous dossiers) : La plupart du temps, lorsque vous cherchez un mail vous allez directement dans la barre de recherche. C’est simple, rapide, efficace. Alors, ne perdez pas votre temps avec la classification.
  • Programmez vos meetings hyper simplement : Utilisez un outil pour éviter les aller-retour interminables. Les 2 plus connus ? You can book me et Calendly (plus abordable).

Envie d’aller plus loin ? Tapez Inbox Zéro sur Google ou Youtube, il y a des milliers de ressources et conseils de personnes ayant déjà adopté cette méthode.

#3 – L’approche “keyboard first”

Fini de se balader avec la souris sur son écran. Double-cliquer sur une application pour l’ouvrir, cliquer sur “+” pour lancer une nouvelle page, cliquer sur la croix pour fermer un onglet, etc… Bye bye tout ça. Il existe une technique, appelée “keyboard first”, qui consiste à utiliser votre clavier pour optimiser votre temps. Le résultat est assez impressionnant (et vite addictif). Oui, il est possible de faire presque (pour ne pas dire absolument) tout avec des raccourcis. Voilà quelques tips :

  • Les basiques :  Pour ceux qui n’ont pas l’habitude, sur chaque ordinateur, outil, navigateur, il existe des dizaines (voir des centaines) de raccourcis clavier. Voici quelques liens pour les classiques : Gmail, Mac, PC, Excel, Slack, Trello, Adobe. Vous utilisez d’autres outils ? Enquêtez sur Google, il existe forcément une liste des meilleurs raccourcis clavier à connaître pour gagner du temps.
  • Apprendre par le jeu : Pas envie de bachoter chaque raccourci ? Voilà une petite pépite (rien que pour vous). Il existe un jeu (assez sympa) qui permet de mémoriser hyper efficacement les meilleurs raccourcis clavier. Alors, vous avez eu quel score ?

Et sinon, ce jeu a été créé par un super outil, que l’on ne pouvait pas ne pas vous partager. On nomme : Superhuman. Tout est pensé pour ne jamais (ou presque) utiliser sa souris. L’élément central de l’outil ? Une barre de recherche. Elle permet ensuite d’accéder à l’ensemble des fonctionnalités. Et voici justement quelques exemples : 

  • La fonction “Snooze” : Quand vous activez, elle fait donc disparaître un e-mail de votre boîte jusqu’à un moment que vous avez défini comme plus approprié (cf la méthode Inbox zero citée plus haut).
  • La sidebar : une colonne apparaît sur la droite et vous permet d’ajouter une flopée d’informations sur votre interlocuteur (comme un bon outil de service client).
  • La classification : Créez dans Gmail un onglet consacré à certains types de notifications. Tout ce qui concerne votre agenda par exemple. Ou tout ce qui concerne vos documents de travail ? Simple et très pratique. 
  • Le “Unsubscribe” : On vous parlait plus haut des souscriptions de newsletters. Avec Superhuman, il existe un raccourci clavier pour vous désabonner en deux clics des newsletters qui ne vous intéressent plus.
  • L’option agenda : Quand vous évoquez une date dans votre email, Superhuman affiche automatiquement votre planning. Très utile si vous souhaitez programmer un meeting ou une plage de travail. 

Il existe de nombreuses autres fonctionnalités à découvrir. Le seul inconvénient de cet outil ? Le prix, 29 dollar/mois. C’est un petit luxe qui peut s’avérer très utile, mais à condition de l’utiliser vraiment. Si vous êtes nouveau sur le sujet, commencez déjà par les premières étapes présentées plus haut et voyez ensuite.

#4 – L’art de la “to-do”

Vous aussi vous faites des listes ? Des to-do comme on dit dans le jargon ? Plutôt à l’ancienne, sur papier, ou directement sur votre ordinateur ? Vous faîtes la distinction entre liste pour le travail et liste perso ? Pour vous aider, il existe là aussi de nombreux outils.  Pour n’en citer que quelques uns : Wunderlist, Evernote, Toodledo, ou encore Omnifocus. De notre côté il y en a 2 qui nous ont particulièrement marqué : 

  • Remember the milk – Cette application assez user friendly permet de créer des listes intelligentes. Elle filtre automatiquement les tâches en fonction de différents critères (mot-clé, échéance, niveau de priorité….). Comme beaucoup d’outils aujourd’hui, elle peut également être pluggée sur Gmail, Google Agenda, Evernote, Siri et Twitter. Vous pouvez également l’utiliser pour programmer des rappels qui vous seront envoyés par SMS, messagerie instantanée ou Twitter (attention quand même à ne pas vous recréer des notifications – cf plus haut 😉). 
  • Notion : C’est pour nous, et de loin, la meilleure application pour gérer des connaissances, mais également sa todo. On ne va pas tout redétailler, mais voici un article très très bien écrit et complet sur le sujet. La très bonne nouvelle ? L’entreprise a récemment annoncé que l’application était dès à présent gratuite pour toute personne qui l’utilise dans le cadre d’un usage personnel. 

Alors, partant pour tester un de ces formats ? Parole d’expert, une fois que l’on a passé le cap, il est difficile de revenir à une autre méthode. Autre dernier petit point. En tant qu’indépendant, vous avez pas mal d’autres choses à gérer que le travail pur (administratif, comptabilité, devis, factures, etc…). Ce n’est pas la partie la plus passionnante, et c’est pour ça que nous avons développé notre application, un outil rien que pour vous avec un seul objectif : vous faciliter la vie. Et justement, une nouvelle version plus complète arrive très bientôt.. On vous partage plus d’informations dans les prochaines semaines. Et on a hâte.

Au fait, la thématique vous a intéressé ? Vous avez d’autres astuces sur le sujet ? Des idées d’outils à partager ? N’hésitez pas à les partager en commentaire ou à nous écrire directement par mail. 

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