Indépendant, freelance, autoentrepreneur, salarié en portage… Beaucoup de noms différents pour une activité multi casquettes qui nécessite une bonne organisation. Quel que soit votre statut, vous incarnez un rôle multitâches, fait de projets variés, de rencontres multiples, de challenges quotidiens. Alors, dans tout ça, comment optimiser votre temps ? Reprendre le contrôle de son agenda ? Passer moins de temps sur la prospection (qui représente aujourd'hui pas moins de 25% du temps des indépendants) ? Booster votre efficacité ? Retrouvez dans cet article un guide des 9 conseils pour optimiser sa productivité au travail.
Il faudrait environ 25 minutes pour se concentrer sur son activité après avoir été interrompu... C’est beaucoup ! Surtout que les parasitages et interruptions peuvent être très variés (téléphone, notification, enfants, problème de batterie, etc.) et surtout très fréquents au cours d’une journée, et ce quel que soit le lieu de travail, ou votre mode d’organisation. En entreprise et dans des bureaux en openspace, 43 % des salariés français seraient interrompus au moins toutes les 10 minutes. À la maison, malgré les apparences, le résultat est à peu près similaire. Alors, comment éviter ces interruptions et sans pour autant se transformer en ermite 2.0 ?
Bon à savoir : Vous n’avez pas le courage d’organiser une session de nettoyage de vos notifications ? Bonne nouvelle. Il existe une astuce imparable (et encore trop peu utilisée). Que ce soit sur mac, sur pc, sur iphone ou sur Android, vous pouvez désactiver à tout moment et en quelques clics les notifications (et bien entendu revenir ensuite à la normale quand vous le souhaitez). Résultats garantis.
Il existe de nombreux logiciels qui proposent de vous aider. Leur objectif ? Complexifier, limiter et parfois bloquer l’accès aux sites qui nous font perdre du temps. En gros : vous définissez ceux que vous considérez comme “distractifs” (comme les réseaux sociaux ou les mails) et choisissez une période pendant laquelle il vous en bloque l’accès. Une fois enclenché, en fonction de la tolérance de l’appli choisie, vous n’aurez (presque) aucun moyen d’y aller pendant le temps défini. Certains outils sont plus radicaux, d’autres laissent quelques passe-droits. Ces logiciels, il y en a des gratuits ou presque (Freedom, Cold Turkey, Self Control), des payants (HeyFocus, FocusMate), des simples ou avec de nombreuses fonctionnalités. Envie de tester avant de vous engager ? C’est une bonne première étape. La plupart proposent des versions gratuites avec les fonctionnalités de bases ou périodes de test. Dans le lot, il y a forcément votre bonheur. De notre côté, on est fans de Forest et Motion.
En moyenne, un employé reçoit 88 mails par jour. Les cadres estiment quant à eux passer plus de 5,6 heures par jour en moyenne à consulter leur messagerie. En tant qu’entrepreneur, tout laisse à penser que le volume est tout aussi conséquent. Alors comment ne pas se laisser dépasser ? Comment bien classifier tout ça ? Bien organiser sa boîte mail d’une main de maître ? On vous dit tout (ou presque).
Impossible de passer à côté de cette fameuse technique de l’Inbox Zéro. Et malgré les apparences, il ne s’agit pas de ne plus avoir de mails dans votre boîte de réception. Au contraire, l’idée est d’optimiser votre boîte de réception, de l’organiser, de classer vos mails (par objectif, par catégorie, par priorité…), d’utiliser cet espace comme d’un outil de gestion.
Globalement elle se résume en 5 points :
Envie d’aller plus loin ? Tapez Inbox Zéro sur Google ou Youtube, il y a des milliers de ressources et conseils de personnes ayant déjà adopté cette méthode.
Fini de se balader avec la souris sur son écran. Double-cliquer sur une application pour l’ouvrir, cliquer sur “+” pour lancer une nouvelle page, cliquer sur la croix pour fermer un onglet, etc… Bye bye tout ça. Il existe une technique, appelée “keyboard first”, qui consiste à utiliser votre clavier pour optimiser votre temps. Les résultats peuvent être impressionnants . Oui, il est possible de faire presque tout avec des raccourcis.
Voilà quelques tips :
Et sinon, ce jeu a été créé par un super outil, que l’on ne pouvait pas ne pas vous partager. On nomme : Superhuman. Tout est pensé pour ne jamais (ou presque) utiliser sa souris. L’élément central de l’outil ? Une barre de recherche. Elle permet ensuite d’accéder à l’ensemble des fonctionnalités.
Et voici justement quelques exemples :
Il existe de nombreuses autres fonctionnalités à découvrir. Le seul inconvénient de cet outil en ligne ? Le prix est de 29 dollars/mois. C’est un petit luxe qui peut s’avérer très utile. Si vous êtes nouveau sur le sujet, commencez déjà par les premières étapes présentées plus haut et voyez ensuite.
Vous aussi, vous faites des listes ? Cela vous permet d’organiser vos idées ? Pour vous aider, il existe là aussi de nombreux outils. De notre côté il y en a 2 qui nous ont particulièrement marqué :
La to-do est un format idéal pour préparer son plan détaillé de la journée et la semaine à venir.
Cela peut paraître logique, et pourtant, au quotidien ce n’est pas forcément le plus évident à mettre en place. En tant qu’indépendant, vous allez être amené chaque semaine à gérer de multiples projets et activités en parallèle. Il sera alors primordial d’adopter une bonne organisation, de prioriser les tâches, selon les critères que vous aurez défini (urgence, importance, etc.).
Quelques conseils :
Parfois, cela a du bon de laisser d’autres personnes prendre le relai. Voici deux conseils pour le faire dans les bonnes conditions :
Bon à savoir : En tant qu’indépendant, vous avez pas mal d’autres choses à gérer que le travail pur (administratif, comptabilité, devis, factures) pendant votre semaine. Ce n’est pas la partie la plus passionnante, et c’est en partie pour cette raison que le portage salarial existe. Embarq prend ainsi en charge ce volet de votre activité, vous n’avez plus qu’à vous concentrer sur vos missions. D’ailleurs, nous avons développé une application pour vous faciliter votre vie de salarié porté.
En quelques années, des centaines d'outils ont été développés pour favoriser la productivité (concentration, optimisation, gestion). Ils deviennent par ailleurs, chaque jour, de plus en plus complets et performants. Ces outils peuvent être de véritables alliés pour gagner du temps, du confort et de la productivité au quotidien.
Voici quelques conseils :
Et puis parfois, un simple cahier, un agenda et un crayon peuvent aussi très bien faire l’affaire.C’est à vous de tester et de voir ce qui vous convient le mieux !
On enfonce des portes ouvertes, et pourtant. Savoir dire non peut parfois être beaucoup plus compliqué que ça en a l’air. Apprenez à maîtriser votre temps et votre charge de travail. Ne dérogez pas à votre plan du jour. Gérez vos demandes entrantes en fonction de votre disponibilité réelle. On parle ici à la fois de demandes pour des projets, mais aussi de tous types de demandes annexes (interruptions, bricolage, question inopinée). Votre refus ne sera pas critiqué s'il est compris et qu’il a du sens. Par ailleurs, vous gagnerez en tranquillité d’esprit, plutôt que d’être engagé sur quelque chose ou vous savez que vous n’aurez pas le temps d’avancer. D’un point de vue extérieur, vous y gagnez également. La personne saura que quand vous vous engagez, c’est que vous êtes disponible et que vous pourrez ainsi tenir parole. Ce sera bénéfique pour vous et permettra de valoriser votre fiabilité et vos compétences. Vous serez par ailleurs bien plus productif.
Au-delà de l’emploi du temps et du rétroplanning des missions à accomplir, il convient de vous organiser à l’échelle d’une journée. Et pour ça, rien de mieux que de faire des tests et d’analyser l’impact sur votre productivité. Certains sont beaucoup plus productifs le matin, d’autres plutôt en fin de journée. Certains préfèrent avancer d’une traite, d’autres faire une pause ou une sieste au cours de la journée pour mieux repartir après. Il n’y a pas de modèle parfait. Le meilleur rythme est celui qui vous convient, celui à votre image. Cela peut prendre du temps, et nécessiter pas mal d’étapes pour la mise en place, mais le résultat est toujours bénéfique.
Bon à savoir : Il y a quelques années, une idée a émergé : le concept de "miracle morning”. Certaines personnes affirment en effet qu’elles seraient bien plus productives le matin. De ce fait, elles conseillent également de se lever plus tôt, avant sa journée de travail et d’aller au bureau, pour démarrer par des activités plus inspirantes (sport, lecture, etc…). C’est une méthode qui peut convenir à certains et leur permettre de booster leur efficacité et activité. Mais cela peut aussi ne pas être du tout adapté à d’autres. Renseignez-vous, lisez sur le sujet, discutez-en autour de vous, faites votre propre petite enquête, prenez une pause pour prendre du recul.
Alors, partant pour adopter quelques-uns de ces gestes et conseils dans votre routine ? On espère que ces idées vous auront aidé et que les résultats seront au rendez-vous. Cela devrait normalement vous aider à booster votre productivité au quotidien et à pouvoir construire le rythme et le niveau de vie qui vous conviennent.
Au fait, cette thématique vous a intéressé ? Vous avez d’autres astuces à partager pour devenir plus productif ? Des idées d’outils à partager ? N’hésitez pas à nous écrire directement par mail !
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